Kostendruck, Technologie und Servicequalität – die Verwaltung im Spannungsfeld.

Der Wandel beherrscht auch die öffentliche Verwaltung. Und in jedem Wandel liegen Chancen. Diese können Behörden, Ämter, Ministerien und Kommunen für sich nutzen.

Öffentliche Verwaltungen stehen heute mehr denn je in einem Spannungsfeld. Die Konsolidierung der Bundes-, Länder- und Kommunalhaushalte baut einen gewaltigen Kostendruck auf. Gleichzeitig steigen die Erwartungen der Bürger, der Unternehmen und anderer Verwaltungen an den Service öffentlich-rechtlicher Organisationen. Und zu guter Letzt stellen neue Technologien die traditionellen EDV-Systeme auf die Probe. Auch Verwaltungsprozesse ändern sich – der Wandel beherrscht die Behörden.

Ämter, Behörden, Ministerien und Kommunen müssen darauf reagieren. Um flexibel und agil zu sein, müssen sie ihre Prozesse fest im Griff haben.

Nur so wird der Wandel zur Chance – nicht zum Risiko.

Total BPM erschließt das Potenzial, das in jedem Wandel steckt.

Informationsmanagement, Zufriedenheit der Bürger und Unternehmen, Steuerung und Automatisierung der Verwaltungsprozesse, interne und externe Kommunikation sind nur einige Bereiche, die sich mit der Cordys Business Process Management Suite optimieren lassen. Und wie so oft leistet das Ganze mehr als die Summe seiner Teile: Die Leistung der gesamten Organisation steigt – bei signifikanten Effizienz-, Zeit-, Qualitäts- und Kostenvorteilen.

Von Amts wegen.

Geschwindigkeit, Effizienz und Zufriedenheit – Prozesse sind die Basis.

Moderne Verwaltungen zeichnen sich durch effiziente Prozesse aus und achten darauf, Brüche bei der Verarbeitung der Daten zu vermeiden. Das Ziel sind automatisierte, integrierte, synchronisierte und vor allem durchgängige Abläufe.

Im Grunde geht es Verwaltungen wie jedem Unternehmen: Geschwindigkeit, Effizienz und Zufriedenheit der Kunden (Bürger) sind entscheidend. Der Informationstechnologie kommt als Wegbereiter in dem Zusammenhang eine entscheidende Rolle zu: Sie verschlankt und automatisiert Prozesse, sie hilft Medienbrüche abzubauen und den Bürgern optimalen Service zu bieten – und all das bei höherer Produktivität des gesamten Verwaltungsapparates.

Transparente Prozesse

Die Basis sind effiziente Prozesse: automatisiert, integriert, synchronisiert und vor allem durchgängig. Das sind wesentliche Voraussetzungen, um Ziele zu erreichen, jederzeit auf Gesetzesänderungen zügig reagieren zu können und Bürgern sowie Unternehmen optimalen Service zu bieten.

Portale als Schnittstelle

Portale haben sich zu Schnittstellen zwischen Prozessen und ihren Nutzern entwickelt. Sie bieten die notwendige Flexibilität, um Strategien, Ziele und Verwaltungsprozesse exakt so zu ändern, wie der Gesetzgeber oder der Bürger es verlangt. Genau das liefert Cordys: BPM- und Portal-Lösungen, die öffentlich-rechtlichen Organisationen die Freiheit lassen, ihre Prozesse an den sich ständig ändernden Gegebenheiten auszurichten – und zu verbessern. Jetzt und in Zukunft. Denn Cordys schließt die Lücke zwischen IT und Verwaltung. Mit den Cordys Portal-Lösungen und der Business Process Management Suite richten Behörden ihre IT durchgängig an ihren Verwaltungsprozessen aus – und nicht umgekehrt. Sie bleiben flexibel und haben jederzeit den vollen gestalterischen Zugriff, um einfach und schnell Abläufe selbst zu definieren.

Verwaltungsangelegenheit.

Effizienz, Schnelligkeit, Qualität – hier ist Cordys zuhause. Ob für Ministerien, Behörden oder Ämter. Cordys hat mit seinen Lösungen Verwaltungsprozesse beschleunigt und automatisiert, Medienbrüche beseitigt, Kosten reduziert und für Effizienzschübe gesorgt.

Im Intranet setzen moderne Verwaltungen immer mehr auf Portale mit personalisiertem Zugang zu Informationen, Anwendungen, Arbeitsbereichen und Prozessen. Ziel ist die Bereitstellung eines aufgabengerechten Mitarbeiterplatzes am PC.

Integriertes Content- und Wissensmanagement ermöglicht eine zentrale Verwaltung und dezentrale Suche nach Informationen und Ansprechpartnern. Foren, Collaboration und Groupwarefunktionen unterstützen die Zusammenarbeit. Interne Self-Service Anwendungen und Workflowunterstützung verringern den Aufwand bei administrativen Aufgaben. Durch die Integration von Fachanwendungen und ein übergreifendes Prozessmanagement werden Medienbrüche und Doppelarbeiten vermieden. Fehlerquellen, wie bei einer mehrfachen Erfassung von Daten, werden reduziert.

Und als Zusatznutzen: moderne Arbeitsumgebungen verbessern auch die Motivation der Mitarbeiter und fördern die Identifikation mit der eigenen Organisation. Die Innovationskraft wird dadurch zusätzlich gesteigert. Die Governmentlösungen von Cordys sind abgestimmt auf drei Kernbereiche: Mitarbeiter- und Wissensportale, Bürgerportale sowie Fachanwendungen.

Mitarbeiter- und Wissensportale

Die Bereitstellung von mitarbeiterspezifischen Informationen und Dokumenten in personalisierten und themenbezogenen Sichten übernehmen Mitarbeiter- und Wissensportale. Über sie lassen sich die wichtigsten Verwaltungsprozesse effizient managen, flexibel gestalten und automatisieren. Innerhalb der eigenen Organisation und darüber hinaus. Mitarbeiter- und Wissensportale von Cordys unterstützen bei der Optimierung der Verwaltung und bei der effizienteren Nutzung von Wissen und Ressourcen. Wichtige Informationen werden zentral vorgehalten und personalisiert zur Verfügung gestellt. Der verbesserte Wissensaustausch führt zu einer höheren Servicequalität. 

Funktionen:

• Mitarbeiterorientierung

• Personalisierung

• Informations- und Wissensmanagement

• Content Management

• Administrationsprozesse

• Genehmigungsprozesse

• Integriertes Prozessmanagement

• Vorgangsbearbeitungsprozesse

 

Bürgerportale

Über Portale können Gemeinden, Städte, Ämter, Behörden oder Ministerien effizient mit Bürgern und Unternehmen kommunizieren, Anträge erfassen und automatisiert zur Bearbeitung weiterleiten, Informationen bereitstellen oder direkt beraten. Standardprozesse wie An-, Ab- oder Ummelden managen. Formulare zum Download bereithalten oder sogar interaktiv bereitstellen. Über Portale wird die gesamte Beschaffung abgewickelt – inklusive der transparenten Abbildung des gesamten Ausschreibe- und Vergabeverfahrens über das Portal. Unternehmen können Förderprogramme abrufen, durchrechnen lassen und beantragen.

Die direkte Verknüpfung mit den Back-End-Systemen verkürzt Durchlaufzeiten erheblich und die Durchgängigkeit vermeidet Fehler. Bürgern und Unternehmen werden leistungsfähige Portale geboten, deren Navigation selbsterklärend ist und die sich intuitiv bedienen lassen. Cordys Bürger- und Unternehmensportale verkürzen Verwaltungswege, vereinfachen Behördengänge, verbessern die Kommunikation der Verwaltung mit den Bürgern und Unternehmen und bauen nicht zuletzt Barrieren ab. Das steigert die Akzeptanz der gesamten Verwaltung – intern und extern.

Funktionen:

• Bereitstellung und Beratung

• Antragserfassung und -bearbeitung

• An-, Ab- und Ummeldung

• Formularmanagement

• Beschaffungen

• Förderprogramme

• Genehmigungen

 

Fachanwendungen

Cordys lässt öffentlich-rechtlichen Institutionen die Freiheit, mit den Systemen ihrer Wahl zu arbeiten. So haben sich für die Stammdatenpflege je nach Bundesland oder Stadt eigene Systeme durchgesetzt. Sie abzuschaffen wäre fahrlässig, vor allem weil sie oft auf die speziellen Anforderungen der Kommune oder der Behörde optimiert wurden und weil Mitarbeiter mit ihrer Bedienung bestens vertraut sind. Ähnlich ist es bei besonderen Genehmigungs- und Prüfprozessen, die mit eigens entwickelten Systemen abgewickelt werden. Und behördenübergreifende Prozesse müssen oft schon aus Gründen der gesetzlich vorgeschriebenen Sicherheit mit besonderen Anwendungen abgedeckt werden. Cordys Government Solutions integrieren diese Anwendungen und Systeme vollständig, medienbruchfrei und nahtlos. Das gibt Verwaltungen ein Extra-Plus an Flexibilität.

Funktionen:

• Integration von Systemen zur Stammdatenpflege

• Abdeckung von Genehmigungs- und Prüfprozessen

• Management behördenübergreifender Prozesse